Tietosuojaseloste

Yksityisyyden suojaaminen

Pidämme kaikkien sen asiakkaiden yksityisyyttä erittäin tärkeänä. Sitoudumme suojaamaan asiakkaan yksityisyyttä palveluidemme käyttäjänä ja noudattamaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Käsittelemme keräämiään asiakasta koskevia henkilötietoja tietosuojaselosteessa kuvattujen ehtojen mukaisesti.

Rekisterinpitoa koskevat yleiset tiedot

Henkilörekisterin nimi: Hornet Solutions Oy:n asiakastietorekisteri (“Asiakastietokanta”)

Rekisterinpitäjänä toimii: Hornet Solutions Oy

Rekisterin yhteyshenkilö: Risto Vuorinen

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja asiakassuhteeseen perustuvan oikeutetun edun ja asiakkaan ja välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Asiakastietokannan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• asiakasyhteydenpito;
• asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta;
• asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely;
• asiakassuhteiden analysointi ja raportointi sekä muut liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset sekä lisäarvon luominen asiakkaalle liiketoiminnan avulla;
• nykyisten ja tulevien palveluiden ja/tai tuotteiden toteutuksen ja ylläpidon mahdollistaminen ja edelleen kehittäminen;
• markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen;
• asiakaspalvelukeskuksen puheluiden nauhoittaminen palvelutapahtumien todentamiseksi, asiakaspalvelun laadun kehittämiseksi, asiakaspalveluhenkilöstön kouluttamiseksi sekä reklamaatioiden käsittelemiseksi; sekä
• palvelun ja hoidon ohjaaminen ja organisointi.

Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Asiakastietokanta voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:

• asiakkaan perustiedot (muun muassa nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero ja -toimipaikka);  
• muut yksilöintitiedot (muun muassa syntymävuosi ja asiakkaan käyttöön ottamien palveluiden tunnistetiedot);
• asiakkuuden hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (muun muassa tieto asiakkaan suosimasta yhteydenpitotavasta, asiointikieli, äidinkieli, asiointia koskevat tiedot, maksu- ja perintätiedot, asiakaspalautetiedot, tyytyväisyystiedot);
• puhelutiedot (muun muassa puhelun alku- ja loppuaika sekä kesto, puhelinkeskustelun sisältö, asiakkaan puhelinnumero, asiointitieto kuten asiakkaan valikkovalinta);
• asiakkaan käyttämää laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (muun muassa laitetunnus, käyttöjärjestelmä sekä IP-osoite); sekä
• palveluiden käytöstä kerätyt tiedot (muun muassa tiedot siitä, missä toimipisteissä asiakas on asioinut tai mitä digitaalisia palveluita asiakas käyttää). Asiakastietokannan tiedot ovat ensisijaisesti asiakkaan antamia tietoja tai hänen palveluiden käytöstään muodostettuja tietoja.

Keräämme henkilötietoja suoraan asiakkaaltaan seuraavissa yhteyksissä:

• asiakkaan tilatessa ja käyttäessä palveluita;
• asiakkaan tilatessa materiaalia; sekä
• asiakkaan vastatessa asiakaskyselyihin ja antaessa palautetta tai ollessa muutoin yhteydessä. Voimme lisäksi lainsäädännön sallimissa rajoissa yhdistää asiakkaan tietoja tai täydentää niitä muista lähteistä saatavilla sekä tällaisista lähteistä johdetuilla tiedoilla.

Tällaisia muita lähteitä ovat esimerkiksi julkisista rekistereistä, kuten Väestörekisterikeskuksesta saatavat tiedot.

Rekisterin suojaaminen ja tietojen käsittelyn periaatteet

Suojaamme Asiakastietokannan sisältämien henkilötietojen käsittelyä asianmukaisin teknisin ja organisatorisin suojatoimin, kuten käyttöoikeusrajoituksin ja salasanoin sekä mahdollisuuksien mukaan pseudonymisoimalla tietoja. Asiakastietokannan tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo myös salassapitovelvollisuus.

Tietojen luovutukset ja siirrot

Voimme luovuttaa asiakkaan henkilötietoja kolmansille osapuolille vain niissä tilanteissa, jotka on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa. Voimme siirtää henkilötietoja konserniin kuuluville yhtiöille sekä palveluntarjoajille ja alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja toimeksiannostamme. Edellä esitetyn lisäksi asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös ilman henkilön antamaa suostumusta, mikäli laki tai viranomaismääräys velvoittaa luovuttamaan tietoja. emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mahdollisten siirtojen osalta noudatamme voimassaolevia lakeja ja asetuksia.

Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa Asiakastietokantaan tallennetut itseään koskevat henkilötiedot sekä oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisua. Asiakkaalla on myös tietyissä tilanteissa oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle yritykselle. Asiakkaalla on lisäksi tietyissä tilanteissa oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajaamista sekä kieltää tietojensa käsitteleminen. Mikäli asiakkaalla on kysyttävää henkilötietojensa käsittelystä tai tästä tietosuojaselosteesta, asiakas voi ottaa yhteyttä selosteen alussa listattuihin rekisterinpitäjän yhteyshenkilöihin. Jos asiakas haluaa käyttää oikeuksiaan rekisteröitynä, pyyntö on tehtävä kirjallisesti käyttämällä siihen tarkoitettua lomaketta. Oikeuksien käyttämistä koskevat lomakkeet ovat saatavilla verkkosivuilta osoitteesta sekä toimipisteistä.

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakastietokantaan kerättyjä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina niiden tässä tietosuojaselosteessa kuvatun käyttötarkoituksen kannalta. Määrittelemme tietojen poistoajat ja poistamiskäytännöt sekä huolehtii vanhentuneiden ja tarpeettomien tietojen poistamisesta.

Muut ehdot

Pyrimme aina ratkaisemaan mahdollisen erimielisyyden suoraan asiakkaansa kanssa. Asiakkaalla on kuitenkin oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva erimielisyys myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.